Arbejdsgang og ansvarsfordeling ved inkasso

Når inkassoarbejdet overdrages til Dansk Inkasso, bliver opgaverne klart fordelt. Virksomhedsejeren kan lægge opgaver som at sende rykkere, holde styr på betalingsaftaler og tage kontakt til kunder, der ikke betaler, fra sig. I stedet sendes sagen videre, og Dansk Inkasso overtager dialogen med skyldneren, sørger for at inddrive gælden og overholder alle relevante frister. Det frigiver tid til andre opgaver i virksomheden, såsom bogføring, kundemøder eller udvikling. Forløbet følger faste procedurer, så man undgår at overse vigtige trin i processen. Risikoen for fejl, der kan føre til tabte krav, reduceres betydeligt.

Online adgang til sagsstatus og dokumenter

Selvom Dansk Inkasso tager sig af selve inkassoprocessen, har virksomhedsejeren fortsat mulighed for at følge sagens udvikling online. Digitale inkassoløsninger giver adgang til et sagsarkiv, hvor alle breve, notater og statusopdateringer er samlet. Mange virksomhedsejere oplever, at inkasso hos Dansk Inkasso giver dem tryghed for, at alt håndteres professionelt. Her kan man løbende se, om skyldner har betalt, om der er lavet en afdragsordning, eller om der er sendt nye rykkere. Det giver et overskueligt indblik i sagerne, uden at det kræver ekstra tid. Mange vælger at tjekke status én gang om ugen, eksempelvis fredag eftermiddag i forbindelse med den øvrige statusopgørelse. På den måde kan man nemt holde sig orienteret uden at skulle kontakte inkassofirmaet for hvert lille spørgsmål.

Omkostninger ved at overlade inkassoarbejdet

Udgifterne til at gøre brug af Dansk Inkasso afhænger af antal sager og størrelsen af de beløb, der skal inddrives. Nogle inkassofirmaer bruger faste priser pr. sag, ofte fra 300 kr. til 800 kr., mens andre arbejder med en procentsats af det, der bliver inddrevet, typisk mellem 10 og 20 procent. Dermed kan udgiften justeres efter virksomhedens behov. Har man få sager, betaler man kun for det, der behandles. I mange tilfælde sendes omkostningerne videre til skyldneren, så virksomhedens økonomi påvirkes mindre. Det er praktisk, især hvis virksomheden har mange mindre tilgodehavender, hvor det ikke kan svare sig at bruge tid på at sende rykkere og håndtere opfølgning selv.

Hvordan påvirker outsourcing af inkasso virksomhedens økonomi?

Når inkassoarbejdet overlades til en ekstern partner, frigøres timer, der ellers ville gå med administration og opfølgning. Den frigjorte tid kan bruges på aktiviteter, der skaber værdi for virksomheden, for eksempel kundeservice, salg eller udvikling af nye produkter. På et regneark kan man hurtigt se, at udgiften til inkassofirmaet ofte er lavere end værdien af de timer, der spares. Hvis en virksomhedsejer bruger to timer på at purre for manglende betaling, og timeprisen ellers er 500 kr., løber det op i 1.000 kr. for én sag. Samme sag kan typisk sendes videre til inkasso for et væsentligt lavere beløb. Det gør det økonomisk fornuftigt at lade specialister stå for inddrivelsen, især for virksomheder med flere sager på samme tid.

Eksempel på arbejdsfordeling i en mindre virksomhed

Tag for eksempel en mindre tømrerforretning med fem ansatte. Tidligere brugte bogholderen tid på at sende rykkere og tale med kunder, der trak betalingen ud. Efter at have valgt Dansk Inkasso sendes sagen videre efter én rykker, og resten håndteres digitalt. Bogholderen får automatisk besked, når der er nyt i sagen, og kan følge udviklingen via onlineportalen. Det har frigivet et par timer hver måned, som nu i stedet bruges på at hjælpe med nye tilbud eller opfølgning på potentielle kunder. Forretningen får fortsat sine penge, og medarbejderne kan koncentrere sig om deres primære arbejdsopgaver.

Fordele ved at følge inkassosagen online

Med online adgang til inkassosagen får virksomhedsejeren fuldt overblik uden ekstra besvær. Alle dokumenter er samlet ét sted, og det er nemt at hente kopier af breve, hvis revisoren efterspørger det. Man kan hurtigt se, hvilke sager der er afsluttet, samt status på de øvrige. Det mindsker risikoen for misforståelser og gør det muligt at planlægge virksomhedens økonomi mere præcist. Mange oplever, at det skaber ro at have dette overblik og samtidig slippe for manuelle arkiver og løbende opfølgning. Administrationen bliver mere strømlinet, og medarbejderne får frigivet tid til at fokusere på andre opgaver.